Del 9 av 14 · AI-grunnkurs for kunnskapsarbeid
Automatiser senere
Forstå og prøv arbeidsmåten manuelt før du planlegger at agenten skal gjøre den senere eller gjentakende.
Innhold i denne delen
01 · Automatiser først når arbeidsmåten er forstått
Automatiser først når arbeidsmåten er forstått
Noen agenter kan starte en oppgave på et bestemt tidspunkt eller gjenta den etter en fast plan. Det kan for eksempel være en ukentlig oppsummering, en påminnelse om å følge opp noe eller research som skal gjentas.
En slik avtale må være tydelig. Agenten trenger å vite når oppgaven skal starte, hvilket grunnlag den skal bruke, hva den skal levere og hvor resultatet skal ligge.
Planlagte oppgaver er nyttige når arbeidsmåten allerede er forstått og resultatet er lett å kontrollere. De er mindre egnet når oppgaven krever nye vurderinger eller mangler tydelige grenser.
Støtten for planlagte oppgaver varierer mellom klienter. Prinsippet er likevel det samme: Gjentakende arbeid kan beskrives én gang og følges opp på en forutsigbar måte.
02 · En plan trenger mer enn et tidspunkt
En plan trenger mer enn et tidspunkt
En planlagt oppgave er mer enn en alarm. Den trenger et tydelig tidspunkt eller intervall, avgrenset input, forventet resultat, riktige tilganger og en synlig måte å oppdage at den feilet.
Før oppgaven gjentas, må den være forstått og prøvd manuelt. Du må også bestemme hvem som kontrollerer resultatet, hvordan oppgaven stoppes, og hva som skal skje når input mangler eller resultatet ikke kan leveres som avtalt.
Det gjør avgrensningen til en del av selve automatiseringen. En vag bestilling blir ikke tryggere av å kjøre uten at noen følger med; den samme uklarheten blir bare gjentatt.
Et nytt eller varierende skjønnsspørsmål bør derfor ikke planlegges bare fordi teknologien tillater det. Først når input, vurderingsrom og forventet leveranse er stabile nok til å beskrives, kan du avgjøre om gjentakelse er hensiktsmessig.
03 · Velg forutsigbart arbeid
Velg forutsigbart arbeid
Kursmanuset nevner en ukentlig oppsummering, en påminnelse og research som gjentas. For en ukentlig oppsummering må avtalen minst si hvilke kilder som skal leses, hvilken periode som dekkes, hva oppsummeringen skal inneholde, og hvor den skal lagres.
Dersom en kilde mangler, bør oppgaven ikke late som alt er komplett. Feilen må bli synlig for den som eier arbeidet. Tilsvarende bør skrive-, sende- eller publiseringstilgang bare gis dersom oppgaven faktisk trenger det og godkjenningspunktet er tydelig.
Før avtalen aktiveres, kan du kjøre den samme instruksen manuelt med et kjent datagrunnlag. Da kan du kontrollere om kildene blir lest, om resultatet havner på riktig sted, og om manglende data faktisk utløser stopp.
04 · Kontroll før gjentakelse
Kontroll før gjentakelse
Arbeidsmåter som skal gjenbrukes, bør være forståelige og kontrollerbare. Start derfor med den manuelle versjonen, bevar kilder og datoer, og forbedre selve instruksen eller arbeidsmåten når den samme feilen kan oppstå igjen.
En plan skal altså ikke skjule at oppgaven fortsatt trenger en eier. Den gjør tidspunkt, grunnlag, leveranse, kontroll og feiloppfølging forutsigbare, men flytter ikke ansvaret bort fra mennesket som satte arbeidet i gang.
Først når den manuelle kjøringen gir et forventet og kontrollerbart resultat, finnes det et reelt grunnlag for å avtale at samme arbeid skal starte senere eller gjentas.
En tydelig stoppregel er en del av planen.
Prøv i din egen arbeidsflate
Gjør det konkret
Tenk på én gjentakende oppgave. Hva måtte vært kontrollert manuelt før du lot den kjøre planlagt?
Oppgave som gjentas: […] Tidspunkt eller intervall: […] Grunnlag: […] Forventet resultat og plassering: […] Kontrollør: […] Slik stopper vi eller oppdager feil: […]
Arbeidet skjer hos deg. Læringsportalen lagrer ikke svaret.
Sjekk forståelsen