Del 9 av 18 · AI-grunnkurs for kunnskapsarbeid
Gjør dokumentene enklere å bruke
Du lærer hvorfor filformatet påvirker agentens arbeid, og hvordan en Markdown-kopi kan gjøre en PDF enklere å bruke flere ganger.
Innhold i denne delen
01 · PDF kan kreve mer arbeid
PDF kan kreve mer arbeid
En PDF er laget for å bevare hvordan et dokument ser ut. Tekst, tabeller og bilder kan stå akkurat der avsenderen har plassert dem. Det er nyttig når du skal dele en ferdig rapport, men kan gi agenten mer arbeid når den skal bruke innholdet som kilde.
En agent kan lese og tolke PDF-er. Avhengig av verktøyet kan den hente ut tekst, lese bilder av sidene eller bruke begge deler. En skannet rapport består gjerne av sidebilder, og teksten må først gjenkjennes. Det kan kreve mer tid og flere tokens enn å lese ren tekst.
Tokens er små deler av tekst som modellen behandler når den leser og skriver. Ett ord kan bestå av flere tokens. Bilder bruker også en del av modellens kapasitet. Jo mer materiale som må behandles, desto mer av kapasiteten bruker oppgaven.
02 · Klargjør én gang, bruk flere ganger
Klargjør én gang, bruk flere ganger
Skal du bruke teksten i en PDF mange ganger, kan du be agenten lage en Markdown-kopi før dokumentet tas inn i det faste kildegrunnlaget. Behold originalen ved siden av. Da kan agenten vanligvis søke i og lese den bearbeidede teksten uten å tolke hele sideoppsettet på nytt.
Det kan gjøre gjentatt arbeid raskere og redusere forbruket. Betaler du etter bruk, kan kostnaden bli lavere. I et abonnement kan gevinsten være at du får gjort mer innenfor bruksgrensene. Effekten avhenger av modellen, verktøyet og hva som allerede er lest eller mellomlagret. Markdown bruker også tokens.
Dette passer særlig for rapporter, artikler og andre dokumenter der du først og fremst trenger teksten. Trenger du å forstå en figur eller kontrollere plasseringen av tall i en komplisert tabell, må agenten fortsatt kunne gå tilbake til originalen.
03 · Kontroller kopien før du bruker den
Kontroller kopien før du bruker den
En konvertering skal bevare innholdet, ikke bare gi deg et sammendrag. Be agenten ta med overskrifter, tekst og tabeller, vise hva som eventuelt ikke lot seg overføre, og beholde henvisninger til originalen og relevante sidetall.
Sammenlign kopien med originalen før du legger den til grunn for videre arbeid. Se særlig etter feil i tall, manglende avsnitt, tabeller som har blitt forskjøvet og informasjon som bare finnes i figurer. En pen Markdown-fil er ikke i seg selv bevis på at konverteringen er riktig.
Velg format etter hva du skal gjøre videre. PDF kan være et godt sluttformat for deling, mens Markdown ofte er nyttig som arbeidsgrunnlag. Regneark bør fortsatt brukes når formler og beregninger er en viktig del av dokumentet.